Di banyak organisasi, penggunaan AI oleh karyawan tumbuh secara organik. Tidak selalu melalui kebijakan resmi, tetapi melalui kebutuhan kerja sehari-hari. Karyawan mencoba memanfaatkan AI untuk mempercepat tugas, mencari ide, atau merangkum informasi. Dari luar, ini terlihat sebagai tanda adaptasi yang positif, tetapi kesalahan penggunaan AI oleh karyawan semakin terlihat jelas.
Namun ketika HR dan supervisor mulai mengamati hasil kerja secara lebih dekat, muncul pola yang mengkhawatirkan. Bukan karena karyawan “salah” atau “tidak kompeten”, melainkan karena AI digunakan tanpa kerangka kerja yang jelas. Kesalahan yang muncul bukan kesalahan individu, tetapi kesalahan sistemik.
Artikel ini bertujuan membantu HR dan supervisor mengidentifikasi pola kesalahan umum dalam penggunaan AI, agar organisasi dapat merespons dengan pendekatan yang tepat—bukan dengan menyalahkan karyawan.
Ketika AI Digunakan Tanpa Standar Kerja yang Jelas
Sebelum membahas perilaku individu, penting untuk melihat konteks organisasi. Di banyak tempat kerja, AI hadir lebih cepat daripada kebijakan dan standar penggunaannya. Ketidakseimbangan inilah yang menjadi sumber masalah utama.
AI Dipakai Tanpa Standar, Bukan Tanpa Niat Baik
Sebagian besar karyawan menggunakan AI dengan niat membantu pekerjaannya. Namun, tanpa standar yang disepakati, setiap orang mengembangkan caranya sendiri. Ada yang mengandalkan AI untuk menyusun draf, ada yang untuk analisis, ada pula yang menggunakannya sekadar untuk mencari jawaban cepat.
Tanpa standar, organisasi menghadapi beberapa konsekuensi antara lain kualitas output menjadi tidak konsisten, supervisor kesulitan mengevaluasi hasil kerja, dan kolaborasi tim terganggu karena asumsi yang berbeda-beda.
Riset dari Gartner menunjukkan bahwa adopsi AI tanpa pedoman kerja yang jelas berisiko meningkatkan variasi kualitas output dan memperbesar beban koordinasi manajerial. Masalah ini jarang muncul di awal, tetapi terasa dalam jangka menengah ketika volume pekerjaan meningkat.
AI Dijadikan “Shortcut”, Bukan Alat Bantu Berpikir
Kesalahan berikutnya bukan terletak pada penggunaan AI itu sendiri, melainkan pada cara AI diposisikan dalam proses berpikir karyawan. Di sinilah pergeseran yang sering tidak disadari oleh organisasi.
Dari Pendukung Proses Menjadi Pengganti Proses
Dalam tekanan target dan waktu, AI sering digunakan sebagai jalan pintas. Karyawan meminta AI untuk “memberikan jawaban”, bukan untuk membantu menyusun pemikiran. Secara jangka pendek, ini terasa efisien. Namun dalam jangka menengah, dampaknya mulai terlihat.
AI yang dijadikan shortcut untuk mengurangi keterlibatan berpikir karyawan, melemahkan kemampuan analisis, dan menurunkan rasa kepemilikan terhadap hasil kerja karyawan.
Laporan dari McKinsey & Company menegaskan bahwa organisasi yang mendapatkan nilai dari AI adalah mereka yang menggunakannya untuk augmenting human thinking, bukan menggantikannya. Ketika AI menggantikan proses berpikir, kualitas keputusan justru berisiko menurun.
Di titik ini, masalahnya bukan pada AI, melainkan pada cara kerja yang mendorong kecepatan tanpa refleksi.
Ketergantungan pada AI Tanpa Pemahaman Konteks
Kesalahan ketiga sering muncul sebagai kelanjutan dari dua kesalahan sebelumnya: ketergantungan. Ketika AI dianggap selalu membantu, karyawan mulai mengandalkannya tanpa memahami konteks kerja yang lebih luas.
Ketika AI Diandalkan, Tapi Tidak Dipahami
Ketergantungan bukan berarti karyawan malas atau tidak mau berpikir. Dalam banyak kasus, ketergantungan muncul karena ekspektasi hasil kerja yang tinggi, arahan yang kurang jelas, dan tidak adanya panduan kapan AI sebaiknya digunakan atau tidak.
Akibatnya, output AI diterima apa adanya, meski tidak sepenuhnya sesuai dengan konteks organisasi. Dalam skala tim, kondisi ini memperlebar jarak antara apa yang dihasilkan dan apa yang sebenarnya dibutuhkan.
Laporan dari Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) menekankan bahwa literasi AI di tempat kerja mencakup kemampuan memahami batasan AI dan tanggung jawab manusia. Tanpa literasi ini, ketergantungan mudah berubah menjadi risiko kinerja dan reputasi.
Kesalahan Penggunaan AI Oleh Karyawan Adalah Pola
Penting bagi HR dan supervisor untuk menarik kesimpulan yang tepat. Kesalahan-kesalahan di atas hampir selalu muncul sebagai pola kolektif, bukan kegagalan individu tertentu atau kompetensi yang dikuasai.
Menggeser Fokus dari “Siapa” ke “Bagaimana”
Alih-alih bertanya siapa yang salah menggunakan AI, pertanyaan yang lebih relevan adalah:
- Bagaimana AI diperkenalkan di organisasi?
- Standar apa yang belum ada?
- Kebiasaan kerja apa yang perlu diperbarui?
Pendekatan ini membantu organisasi keluar dari jebakan menyalahkan karyawan, dan beralih ke perbaikan sistem kerja. Di sinilah peran HR dan supervisor menjadi krusial: memastikan AI digunakan sebagai asisten kerja, bukan pengganti berpikir—sebuah konsep yang dibahas lebih lanjut dalam artikel tentang AI sebagai asisten kerja dan batasan yang perlu dipahami karyawan.
Menuju Penggunaan AI yang Lebih Terarah
Setelah pola kesalahan terlihat, langkah berikutnya bukan memperketat kontrol, tetapi memberi arah yang jelas. Organisasi perlu membantu karyawan memahami kapan AI relevan digunakan, bagaimana mengevaluasi hasilnya, dan bagaimana mengintegrasikannya ke dalam alur kerja yang sehat.
Pendekatan inilah yang menjadi bagian dari kerangka besar Pelatihan AI untuk Produktivitas & Efektivitas Kerja Karyawan—sebuah upaya menata ulang hubungan antara manusia, cara kerja, dan teknologi secara bertanggung jawab.
Dari Kesalahan ke Kesadaran Organisasi
Kesalahan penggunaan AI di tempat kerja jarang disebabkan oleh niat buruk atau ketidakmampuan individu. Lebih sering, kesalahan tersebut muncul karena organisasi belum menyediakan kerangka yang memadai dalam penggunaan AI tersebut.
Bagi HR dan supervisor, kesadaran ini adalah titik awal yang penting. Ketika pola kesalahan dipahami sebagai sinyal sistemik, organisasi dapat mulai memikirkan standar penggunaan AI yang lebih jelas dan relevan. Bukan untuk membatasi karyawan, tetapi untuk memastikan AI benar-benar mendukung kualitas kerja dalam jangka menengah dan panjang.
Jika setelah membaca artikel ini Anda mulai bertanya “standar apa yang sebenarnya kami butuhkan?”, itu pertanda organisasi Anda sudah siap masuk ke percakapan yang lebih strategis tentang penggunaan AI di tempat kerja. Silahkan konsultasikan dengan kami ReFrame Positive.